En nuestra trayectoria de transformación de empresas hacia modelos más productivos, rentables y controlados, estamos utilizando  la metodología RPD (Rapid Process Development) desarrollo rápido de procesos para la etapa de puesta en producción de soluciones basadas en procesos con enfoque BPM.

Establecer el documento de acuerdo del sistema BPM

Nos enfocamos en precisar y entender cual es el servicio o producto que la organización pretende entregar a sus clientes, analizamos sus procesos y ofrecemos una visión de procesos mejorados, revisando qué actividades y tareas involucra, requerimientos del sistema, diseños específicos, integraciones que se necesitan y la generación de indicadores.

Se establecen mesas de trabajo en 5 sesiones utilizando técnicas de Brown Paper en las que deben participar los responsable del proyecto por parte del cliente para obtener la información relacionada con el flujo de procesos, interacción con sistemas exsitentes, reglas de negocios que se debe cumplir, información o data necesaria que recibe y entrega el usuario en cada paso del proceso (futuros formularios electrónicos), archivos y recaudos que necesita acceder, información que será almacenada, interrelación con otros procesos, notificaciones que serán enviadas.

El resultado es un Documento de Acuerdo que especifica lo que se ha entendido en cuanto a los procesos implantados en la organización y cuáles son los cambios para mejorarlos y cumplir con los objetivos, siempre restringido al proceso o procesos que desean atender. Este documento define el alcance de ingeniería y  nuestro compromiso de acompañamiento con el cliente.

Normalmente, aún cuando el cliente no lo solicite, puede incluir algunos otros procesos donde se requiere intervención pero que no están dentro de los alcances determinados con el cliente. Esta intervención puede desarrllosarse en paralelo con un nuevo documento de acuerdo cumpliendo todas las etapas.

Diseño detallado BPM

Una vez elaborado el grafo o dibujo del proceso, se procede a su análisis donde se consideran exhaustivamente:

» Rutas de procesos, excepciones

» Qué hacen en la actividad

» Qué información necesita, qué información recibe y deja en el proceso

» Qué documentos se generan

» Expediente electrónico que manipula

» Plan y cuaderno de prueba para la etapa de certificación de calidad

Generación de Mapas

La arquitectura del proceso precisa la generación de un plano o mapa diferente según lo determine el diseño, por tanto tendremos:

» Detalles del proceso

» De reglas de negocio

» De bases de datos

» De integración

Seguimiento del proyecto

Al inicio se prepara un plan de proyecto que indica gráficamente como se desarrollarán las fases de ejecución. Cada semana o mes, según lo acordado y tipo de proyecto, se entrega al cliente el plan actualizado, la curva S y un informe de avance que les provee de una visión exacta del punto en el que se encuentra el proyecto y sus desviaciones con una propuesta de acciones de mitigación.

Esta coordinación no contempla la planificación ni seguimiento de las actividades que son responsabilidad del cliente, sin embargo, si considera la comunicación diaria y ágil entre el coordinador asignado de nuestra organización y el cliente, bien sea por teléfono, correo o presencial, según sea necesario en cada momento del proyecto, para definir las actividades diarias y responder las interrogantes que surjan sobre avances del proyecto, puntos de atención, acciones de mitigación, vale decir, las preguntas frecuentes de una gestión de proyectos.

Certificación de calidad interna y con el cliente

Luego de realizar la calidad interna, se procede a validar con el cliente que el sistema cumple con el Documento de Acuerdo, se instala la solución en el servidor de pruebas que pone la organización donde luego se ejecutarán las pruebas detalladas según el Plan de Pruebas, documento que explica como se va a probar el proceso, y el Cuaderno de Pruebas que contempla cada caso a probar. Las incidencias encontradas se reciben en un reporte que el equipo a cargo del proyecto procede a resolver siempre atado a la solución del Documento de Acuerdo.

Puesta en producción y despliegue

En esta fase se procede a acondicionar la plataforma, entregar la documentación del proceso para el usuario y de administrador desde el proceso*, se entregan las guías de instalación para el servidor operativo e instaladores, y se procede de manera coordinada con la unidad de sistemas a la instalación definitiva.
La fase concluye con la puesta en marcha y registro de la información administrativa de arranque para comenzar a utilizar el sistema.

* No hacemos Manual de usuario

Adiestramiento a usuarios

El adiestramiento a usuarios y administradores de la solución toma un máximo de 2 semanas. Se comienza con el uso de las herramientas continuando con los procesos específicos del proyecto.  Con este adiestramiento quedan en capacidad de dar el soporte apropiado al resto de usuarios.

Servicio inicial de soporte para el despliegue

En nuestra experiencia ha sido una buena práctica realizar un acompañamiento al cliente en esta fase inicial, que en general se toma de una a dos semanas, no necesariamente presencial, de esta manera podemos ayudar a la empresa a superar con éxito la resistencia natural a los cambios.

Servicios post produccción

Este servicio provee horas de soporte para mejoras instantáneas, fallas no cubiertas por garantía, es decir, que no fueron contempladas en las especificaciones expresadas en el Documento de Acuerdo. Al principio el cliente requerirá de cierto numero de horas de soporte mensual para terminar de ajustar su solución completamente, esto disminuye en el tiempo hasta no necesitar mas soporte. Luego procedemos al desarrollo e implantación del sistema, certificación de calidad, despliegue y adiestramiento.  Vea  Metodología