¿Cómo lograr el compromiso de la gente al migrar a una gestión basada en procesos  y evitar trabajo en silos?

El éxito del desempeño de una organización está directamente relacionada con la alineación que se  establezca entre procesos gente y tecnología.

No entendemos BPM como un tema estrictamente de procesos, ni de tecnología, ni que las mejoras estén relacionadas únicamente con la capacitación del personal o aumento en la plantilla de empleados, coaching para organizaciones, etc. Lograr el compromiso de todo trabajador de la empresa, sin distinguir su nivel dentro de la operación –ejecución, gerencia o dirección-  con el objeto de que la organización produzca lo debe producir, sea servicio o producto,  nos remite al Paso 1 de nuestra metodología, que inicia con una amplia discusión sobre el trabajo de todos dentro de la organización de manera conjunta, utilizando las técnicas de Brown paper y coaching ontológico.

Con esta dinámica bien llevada se logra un mapeado de los procesos bastante exacto del trabajo de los participantes y su relación con las distintas áreas  que intervienen, además de una mayor comprensión por parte de la gente de los procesos principales y secundarios de su organización en función de la generación eficiente del servicio o producto que se ofrece. Esta dinámica también va develando a la organización los cuellos de botella, las actividades y tareas repetidas y los procesos mal diseñados.

BPM tiene dentro de sus objetivos, romper con el trabajo por silos

Una vez que se automatizan los procesos a partir de la arquitectura establecida la gente recibe los insumos que requiere para operar y puede  hacerlo eficazmente, contribuyendo con el ROI de la empresa de manera más efectiva.

¿Cómo ir al ritmo de un  mundo de negocios cambiante?

Una vez que tengo mis procesos diseñados con enfoque BPM, se necesita tener visibilidad de lo que está ocurriendo en la empresa por medio de instrumentos de gestión, reporte, indicadores alarmas  cuadros de mando, business intelligence, Business Analytics.

Los instrumentos de gestión nos dan visibilidad de lo que está ocurriendo en el proceso, donde están los cuellos de botellas, quien necesita adiestramiento, ver los resultados del negocio específico que se ha automatizado con BPM

Para garantizar el éxito de mantenerse al ritmo de los cambios que impone el mercado es importante que los procesos se hayan diseñado con la participación de aquellos que intervienen en él, que disponga de instrumentos que de visibilidad de lo que sucede, con alarmas y reportes, con incorporación de mejoras que tengan incidencia en el ROI, corrigiendo procesos.

Solo puedes gestionar lo que puedes medir y eso te lo permiten estas herramientas

¿Cómo evitar el gasto ineficiente?

El foco de BPM es ayudarte a ser más productivo, disminuir costos, atender las excepciones,  allí donde la empresa es ineficiente, intervenimos  para atender tus procesos, pero la empresa debe estar enfocada en trabajar en sus procesos. Cuando se logra un compromiso en profundidad que no se quede solo en la identificación de los procesos, de los cuellos de botella e ineficiencias, debe avanzarse  hacia la automatización de manera evolutiva.

¿Cómo Asegurar que el conocimiento quede en la organización?

El conocimiento o Know-how de una  organización es lo que ella hace para generar un servicio o producto. Cuando la organización se embarca en una transformación con enfoque BPM, los procesos son diseñados de forma que cumplan con las reglas de negocio, con las condiciones locales y el conocimiento propio de los actores del proceso. Una vez automatizado el proceso se garantiza que se cumpla tal y como ha sido definido y no dependa del cambio de personal.

¿Cómo estructurar el BPM para compartir el proceso medular con todos pero que siempre le llegue a cada unidad su información específica?

Una vez automatizados los procesos de negocio, cada actor dentro del proceso recibe los insumos necesarios para que pueda ejecutar su trabajo y esa información forma parte del expediente electrónico, que es la compilación de toda la información y anexos que se manejan y todos los pasos que se cumplen hasta la generación de ese producto o servicio,  pero no está disponible en su totalidad para todos los actores dentro del proceso, igualmente la interacción con estos documentos será decidida en el diseño que se establezca de cada interfaz de cada participante en el proceso.

¿Cómo cumplir con las normas ISO sin que ellas definan la empresa?

Las normas ISO permiten a una empresa realizar productos con la misma calidad. Sin embargo, esta certificación es costosa para cualquier organización y no puede ser quien defina lo que hace mi organización. Con herramientas BPM la organización puede diseñar sus procesos con la participación de todos sus integrantes de modo que cumplan con la calidad ISO deseada, que sean repetibles y auditables, que produzcan el mayor beneficio económico (ROI), es decir, poner los caballos por delante de la carreta.