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Cuando una empresa se decide por una solución BPM, dado los nuevos enfoque a los que debe enfrentar la organización, es una tarea de gran complejidad que puede terminar no siendo exitosa, como de hecho afirman muchos analistas como Renato de Laurentiis, quien incluso da indicadores de entre el 50% y 60%  de fracaso en proyectos BMP.

Con cifras tan desalentadoras, quien se animaría a proponer soluciones de esta naturaleza, por demás costosas, cuando hay una gama de nuevas tecnologías (ERP, CRM, BI, entre muchas otras), que ofrecen soluciones que prometen resolver los mismos problemas. A pesar es ello, hoy ya se reconoce la importancia que tienen los procesos como generadores de valor,  que permiten una reducción de los silos organizacionales y logran que el negocio y las TI colaboren juntos, lo que se traduce en reducción de costos y aumento de la productividad.

Entonces, ¿por dónde empezar? ¿cómo iniciamos una implementación de BPM con el mínimo riesgo? Me centraré en lo que se debe tener presente, lo que debe tomarse en cuenta para desarrollar proyectos de BPM y los aspectos importantes para seleccionar a los consultores reduciendo los riesgos y aprovechando los beneficios rápidos.

Hoy la competitividad en el mundo de los negocios está marcada por la creatividad, innovación y atención al cliente que harán la diferencia entre crecer, triunfar o mantenerse y fracasar. Nadie pone en duda que los procesos, que ahora se identifican en su contexto (medulares, soporte, legales y folclóricos) pueden ser medidos, gestionados y alineados con el negocio, e integrados con la tecnología. Desde este punto de vista, es la propia empresa quien proporciona visibilidad interna y externa, y de su agilidad y capacidad de adaptación dependerá la revisión y mejoramiento de los procesos de su negocio.

Desde el punto de vista de las normas y de control, la combinación de procesos automatizados permite la estandarización, la calidad, el cumplimento de normas internacionales, la evaluación comparativa de las prácticas y controles SOX, que han impulsado el desarrollo de la disciplina BPM.

La experiencia nos ha demostrado que se consiguen habitualmente importantes beneficios con la automatización de procesos en las empresas. Se pueden encontrar estas cifras en sitios web especializados BPM:

» 50% reducción de tiempo de diseño de nuevos productos

» 60% mejora de la eficiencia

» 80% ahorro en tiempos de gestión de pedidos

» 60% mejora de la capacidad de procesamiento

» 50-60% ahorro costes operativos

» Mayor capacidad y flexibilidad

La diferencia entre éxito y fracaso en los proyectos de BPM que hemos observado son:

» Los proyectos tienen una curva de retraso que en muchos casos duplica el tiempo de implementación previsto inicialmente

» Muchas iniciativas terminan en fracaso ni se llegan a poner en marcha en producción con las expectativas generadas

» Lo vendido por los proveedores de software no es lo que realmente se obtiene al final del ciclo de implementación de un proceso

» Gestión inadecuada de la resistencia al cambio

» Difusión inadecuada del cambio cultural de gestión por procesos

» Considerarlo como proyecto tecnológico en vez de mejora de la organización

» No utilizar una metodología ágil y colaborativa

» Creer que con utilizar BPMN ya está todo hecho

» Esperar demasiado por tener un proceso pefecto

» Poca sinergia entre Negocio-Procesos-Tecnología

» No aplicar enfoques transversales entre departamentos y empresas

» Poca experiencia del consultor

» Se utilizan metodologías de implementación secuenciales que vienen del mundo de desarrollo de aplicaciones de informática o de reingeniería, en vez de metodologías iterativas y de coaching

» La brecha que existe entre la visión de procesos desde el negocio vs la visión del negocio desde la tecnología. Los departamentos de procesos generalmente hacen una definición horizontal del      mismo bajo una orientación de calidad y procedimientos, pero para un proyecto de BPM se requiere la profundidad del proceso en los elementos que conforman cada actividad y la necesidad presente

» Se abordan los proyectos de BPM sin estrategias de arquitectura empresarial o Bus de Procesos Empresariales

Ahora bien, en los últimos 10 años hemos desarrollado una metodología para hacer frente a dichos inconvenientes y lograr resultados exitosos en proyectos de gran envergadura, además, de un producto, BPM en 2 pasos, que permite a una organización adoptar/incorporar BPM con garantía de valor agregado, mínimos riesgos e incomparables costos.

Para asegurar el éxito en las implementaciones de BPM se necesitan dos ejes: La credibilidad y la capacidad.
La capacidad de GRUPO TECNOLOGIA reside en que:
  • Proponemos seleccionar los procesos medulares que den impacto a la organización, logrando la credibilidad del cliente rápidamente.
  • Entendemos los procesos como una red de compromisos que se interrelacionan
  • La importancia de una arquitectura de procesos o Bus de Procesos Empresariales, para proporcionar gobernabilidad a la solución, por ello es vital que se haga desarrollo por capas
  • La especificación o arquitectura responde a la necesidad y no al requerimiento expresado, coaching ontológico. En caso de que el proceso esté actualmente automatizado en un aplicativo, evitar intentar una traslación de la lógica hacia el BPM, ya que este tipo de transferencias de lógica son las que normalmente dan grandes problemas a la hora de querer automatizarla en el BPM
  • Una metodología basada en la técnica de Brown Paper, BPMN2 y coaching ontológico para el levantamiento de la red de procesos
  • El proceso a implementar debe ser de rápido desarrollo, entre 3 y 6 meses de manera de poder medir rápidamente sus beneficios
  • El diseño de los procesos se basa en cómo opera actualmente la organización y que se desea optimizar implementando una mejora de segundo orden
  • BPM es una disciplina y la tecnología está al servicio de la organización, es decir, la implementación de soluciones BPM no es responsabilidad o un proyecto del área de tecnología, sino de la alta gerencia que busca la transformación de la organización
La credibilidad se sustenta en los éxitos obtenidos en proyectos dentro de diferentes empresas, que nos ha permitido desarrollar un producto sólido, BPM en 2 pasos, con excelentes resultados. ¿Quiere saber más del producto BPM en 2 pasos?

Enrique Masiá Vieweg

emasia@grupotecnologia.net

¿Puede una solución BPM implementarse con resultados exitosos?

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